Wat is een Automated Attendant?

Een Automated Attendant is eigenlijk een simpele uitvoering van een Interactief Voice Response systeem. De afgelopen jaren heb jij zeker weten ook een \'IVR\' gebruikt. Zodra je een bedrijf belt en meteen een stem krijgt die zegt :"druk 1 voor sales, druk 2 voor support, etc..." weet je dat er een systeem achter zit. Dat is een Automated Attendant. Een vertaling van Automated Attendant naar het Nederlands is een automatische bediende. Je kunt dus zeggen dat dit een systeem is die gesprekken automatisch beantwoord en de beller helpt met een keuze te maken om bij de juiste persoon of afdeling uit te komen.

Een AA, zo word het vaak afgekort, kan simpele taken doen. Doorschakelen naar een ander toestel. De beller laten uitkomen in een voicemail van iemand of een afdeling. Een mededeling doen van een bepaalde aktie of gewijzigde openingstijden i.v.m. vakantie. Naar een submenu laten gaan en weer naar het hoofdmenu. Een veel gebruikte inprogrammering die je ziet bij Automated Attendants is de 0. Bijna altijd kom je als je de 0 indrukt terug in het hoofdmenu of krijg je meteen het antwoordapparaat van het bedrijf eraan, modern woord voicemail. Je ziet dat de betere Automated Attendant ook de mogelijkheid hebben ingebouwd mocht de beller geen invoer geven of kunnen geven hoe hiermee moet worden omgegaan. Doorschakelen naar een toestel of de lijn verbreken.

Tegenwoordig heeft een AA wel de keuzemogelijkheid om via dagdelen andere routeringen te kiezen. Bijvoorbeeld tijdens en buiten openingstijden. Zo krijg je op die verschillende tijden ook verschillende keuzes voorgeschoteld.

Vaak zal de AA tijdens openingstijden normale doorschakeling regelen terwijl buiten kantoortijden een melding komt dat kantoor geopend is van die tijd tot die tijd en die en die dagen.

Als je meer ingewikkelde taken wilt doen zoals bijvoorbeeld dat klanten hun klantnummer kunnen intikken zul je dit via een IVR moeten doen omdat een AA niet geschikt is voor uitgebreidere taken. Regelmatig zie ik dat de termen AA en IVR als synoniem gebruikt worden. Omdat je niet weet of je met een complexe Auto Attendant of een simpel Interactive Voice Response Systeem te maken hebt kun je dit beter even navragen bij je leverancier.

In het verleden waren deze systemen alleen bij grotere bedrijven terug te vinden omdat dit een flinke investering met zich meebracht. Door de integratie van VoIP en telefooncentrales die op een computer draaien kan nu iedereen voor weinig geld dit gebruiken. Zodra bedrijven de voordelen horen van een Auto Attendant of een IVR nemen ze vaak alleen daardoor al een IP telefooncentrale. Je kunt dan de centrale bellen en zo je voicemail berichten te beluisteren of deze zelfs in je e-mail postvak krijgen.



Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.